Assistant(e) de direction

La société

Le groupe Automatic Systems, filiale de la société française IER (groupe Bolloré) dont le siège social est situé en Belgique, conçoit, fabrique et installe une large gamme d’équipements (systèmes électromécaniques) de contrôle d’accès pour les piétons, les véhicules et les passagers. Automatic Systems figure parmi les leaders mondiaux dans le domaine de l'automatisation du contrôle d’accès depuis plus de 50 ans et les équipements sont utilisés quotidiennement par plus de 100 millions d’utilisateurs dans le monde. L’entreprise emploie plus de 400 personnes réparties sur 8 implantations internationales: Belgique, France, Angleterre, Espagne, Canada, États-Unis, Allemagne et Pays-Bas.

Automatic Systems possède l’expertise pour fournir aux opérateurs, aux principaux intégrateurs et aux sociétés d'ingénierie :

• Une capacité d’adaptation de sa gamme de produits standards pour des applications spécifiques au contrôle d’accès aux périmètres des sites ainsi qu’à l’intérieur des bâtiments
• Des technologies de pointe qui répondent aux besoins du client
• Des technologies spécifiques dans les domaines du contrôle d’accès et de la détection
• Une étude de faisabilité et une gestion de projet intégrant des services de la conception jusqu’à l’installation et la maintenance.

Fonction

En tant qu’assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel de notre Comité de Direction. Votre principale mission sera d’assurer la coordination des activités, la gestion des agendas et le bon déroulement des réunions stratégiques.

Vous serez également responsable de :

• L’organisation des réunions, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des actions et relances
• La création de présentations professionnelles via PowerPoint
• La collecte et l’analyse des données de type KPI pour fournir des rapports précis et utiles
• L’organisation, la planification et la réservation de déplacements professionnels, y compris vols, hôtels et transports
• La rédaction de courriers divers et la collaboration avec le service juridique pour la relecture des NDA et autres documents légaux.
• L’organisation et la conservation des documents importants (contrats, NDA, comptes-rendus de réunion) avec une classification appropriée dans Teams.
• La collaboration avec le service Marketing & Communication et les RH pour l'organisation d'événements internes
• La Coordination des visites clients nationales et internationales
• La sélection et la négociation avec les fournisseurs locaux (hôtels, restaurants, taxis, salles de réunion) pour obtenir les meilleurs tarifs et préparer des documents récapitulatifs pour les visites de clients, fournisseurs et collègues d'autres filiales.
• La Veille et l’ajustement des processus en fonction des nouvelles exigences en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et de conformité.

Profil

• Dynamique, réactif et autonome, vous êtes reconnu pour votre organisation, votre bonne gestion du temps et votre efficacité
• Vous êtes un as de la rédaction, des présentations ppt, des PV de réunion et des communications
• Orienté solution et créatif, vous savez faire face aux imprévus, aux priorités qui changent, aux demandes variées, aux situations urgentes,…
• Intègre, vous faites preuve d’une grande discrétion concernant les données confidentielles et les informations sensibles
• Appréciant travailler dans une PME, vous êtes flexible et vous appréciez le multitasking
• Vous disposez d’une formation en secrétariat, management assistant, administration,…
• Vous avez minimum 5 ans d’expérience dans une fonction en tant que management assistant
• Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, PPT) et vous pouvez facilement vous adapter à de nouveaux logiciels (Teams, Sharepoint, Project management,…)
• Vous avez une parfaite connaissance du français et une très bonne connaissance de l’anglais

Offre

• Un contrat à durée indéterminée, dans une entreprise dynamique en pleine croissance
• Un Package Salarial Attractif
  • Abonnement social
  • GSM de société
  • Chèques repas de l’ordre de €8
  • Assurance Groupe
  • Assurance Hospitalisation
  • Assurance Ambulatoire
  • 13ième mois
  • 12 RTT (régime de 40h/semaine horaires flexibles)
  • Possibilité de travailler 1 jour par semaine de la maison

Rejoindre Automatic Systems c’est aussi :

• Intégrer une entreprise d’origine belge, qui a conservé son esprit familial au fil des ans

• L’opportunité d’être formé à de nouveaux aspects techniques et de se développer au sein de l'entreprise
• Travailler dans un environnement bienveillant où chacun est encouragé à partager ses idées
• La possibilité de travailler dans une entreprise innovante qui contribue activement aux objectifs de développement durable : tous nos produits sont recyclables à 80 voire 90%.